CONTRATO ELETRÔNICO - O que é contrato eletrônico?
Abaixo reproduzo matéria
muito interessante relativo a elaboração, controle, segurança e arquivamento de
Contratos firmados pelas empresas entre as partes, dentro do contexto
eletrônico e o gerenciamento das informações.
Esta matéria foi extraída
do site http://tiagofachini.jusbrasil.com.br,
publicado por Tiago Fachini. Peço
sua atenção sobre esta importante matéria. É uma matéria de gerenciamento das
informações na empresa. Leia:
”Vença o
paradigma da gestão eletrônica de contratos e ganhe em eficiência e segurança
Hoje
vamos falar sobre gestão de contratos. Se você
é responsável pela gestão de
contratos ou é
responsável jurídico na sua empresa, este post é vital para você e para o
aumento de eficiência na sua empresa!
Sabemos
que fazer gestão de
contratos de forma eletrônica é um
paradigma nas empresas. Por isso, vamos destacar neste post como você pode
quebrar este paradigma e gerar benefícios para a sua empresa.
Impulsionado
por práticas de controle de prazo, monitoramento de versões e recolhimento
de assinaturas dos inúmeros contratos e documentos legais que circulam na
organização, você, guardião dos contratos e documentos legais da sua empresa,
se vê em apuros para ter tais documentos assinados e homologados por todas as
áreas envolvidas no tempo certo. E é aí que você se depara diante da
necessidade de evoluir e melhorar este processo, para ganhar muito em
velocidade e diminuir distâncias que o documento vai percorrer. A ótima notícia
que nós do Projuris temos para você é que, com o avanço da tecnologia e
práticas de segurança da informação, chegamos em uma fase em que sim, é
possível fazer o controle dos documentos e contratos de forma eletrônica
ganhando eficiência no processo.
Quando
falamos de gestão de
contratos eletrônicos, sabemos
que vem a sua mente uma série de questões como:
- Contrato eletrônico é legal? Está amparado por lei?
- Como garantir que todas as assinaturas sejam colhidas eletronicamente?
- E a possibilidade de fraude na assinatura? Ela existe já que senhas podem ser repassadas a terceiros que assinem o contrato no lugar da pessoa designada. Como evitar este tipo de fraude?
- Como terei certeza que a assinatura em um contrato eletrônico é a da pessoa designada?
- Como ver a imagem da assinatura nos documentos?
- E os cartórios, é possível envolvê-los neste processo de gestão do contrato eletrônico para firmar as assinaturas?
As
questões acima são pertinentes ao processo e sim, hoje, depois de muitas
pesquisas e testes, a tecnologia resolve todas elas. O grande paradigma está na
veracidade das assinaturas. Vamos responder cada uma das questões, e
você verá que este paradigma já pode ser quebrado.
1 -
Contrato eletrônico é seguro e amparado por lei?
Sim, é
legal e está amparado pela Medida
Provisória nº 2.200/01. Esta MP instituiu a Infra-Estrutura de Chaves
Públicas Brasileira (ICP-Brasil), cujo objetivo é garantir a autenticidade,
integridade e validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das
aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados
digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.
O ICP-Brasil
normatiza um conjunto de técnicas, práticas e procedimentos, a serem
implementados pelas organizações governamentais e privadas brasileiras, com o
objetivo de estabelecer os fundamentos técnicos e metodológicos de um sistema
de certificação digital baseado em chave pública.
O
interessado em utilizar essa tecnologia deve procurar uma empresa que atue
como certificadora digital. Veja mais
detalhes sobre esta legislação aqui.
A
certificação digital é elemento obrigatório para amparar um contrato
eletrônico. A única exceção ocorre no caso de uma das partes do
contrato ser pessoa física. A pessoa física está liberada de ter a certificação
digital no dispositivo em que fará a assinatura eletrônica.
2 - Como
ter certeza que a informação está segura e todas as assinaturas sejam colhidas
eletronicamente?
Hoje você
tem a seu dispor soluções de Gestão
Eletrônica de Documentos (GED) que
permitem implementar um fluxo de aprovação e assinaturas de um documento
digitalizado. Além de
digitalizado, o
documento estará criptografado, de acordo com as normas previstas na MP2.200/01 (citada no item 1).
Estas
soluções oferecem também o controle de versionamento dos documentos e
contratos, hierarquia de aprovadores e controle de segurança de quais pessoas
podem fazer alterações nos documentos. Soluções de GED garantem que será seguido um fluxo de
aprovações de cada documento, com avisos e alertas de prazo para
assinaturas. E o mais sensacional: esta solução permite que o documento seja
aprovado e assinado de qualquer lugar do planeta, através de um tablet,
smartphone ou navegador de internet. Todo o histórico de aprovações,
assinaturas e alterações dos documentos são armazenados e podem ser consultados
a qualquer tempo. Segurança, mobilidade e velocidade.
3 - Como
evitar fraude na assinatura? Existe esta possibilidade já que senhas podem ser
repassadas a terceiros que assinem o contrato no lugar da pessoa designada?
Hoje a
tecnologia permite reconhecer assinaturas digitais através da biometria por íris,
impressões digitais e pelo reconhecimento da assinatura manuscrita. Através de
um dispositivo específico ou um tablet, você pode fazer a assinatura com o
dedo ou caneta específica, e o software memoriza a sua assinatura. Feito
isso, todos os documentos serão assinados pela pessoa designada e ele fará o
reconhecimento da pessoa, comparando a assinatura.
Além da
assinatura digital, a criptografia também é elemento essencial para proteger o
documento digitalizado e evita que o mesmo seja acessado e lido por pessoas não
autorizadas. É uma assinatura pessoal e intransferível! Diferente dos
tokens, não existe a menor possibilidade de você passar a sua assinatura para
que sua assistente assine por você.
4 - Assinatura biométrica elimina a
possibilidade de fraude.
E com a assinatura biométrica respondemos
também a questão número #4 Como terei certeza que a assinatura em um
contrato eletrônico é a da pessoa designada?
5 - Como
ver a imagem da assinatura nos documentos?
Eis aqui
o maior paradigma dos contratos eletrônicos. Como ver a imagem da
assinatura impressa nos contratos de documentos? A resposta é: com tecnologia!
Sim, com
a assinatura biométrica manuscrita a imagem da assinatura é anexada
digitalmente no documento. E, nunca é demais lembrar, que a assinatura
biométrica manuscrita pode ser feita através de um dispositivo móvel específico
para tal, ou tablet. Adeus paradigma da imagem da assinatura no documento!
6 - É
possível envolver os cartórios neste processo de gestão do contrato eletrônico
para firmar as assinaturas?
Os
cartórios que querem se modernizar já estão preparados com infra-estrutura
para se conectar a soluções de Gestão Eletrônica de Documentos, e com a
certificação digital implementada em seus servidores e equipamentos
computacionais.
Fazer
esta modernização, é uma opção dos cartórios. Acreditamos que com crescimento do número de empresas privadas, a
implementarem soluções de GED, certificação digital e assinaturas biométricas,
os cartórios naturalmente se sentirão obrigados a se modernizar e investir em
tecnologia.
Respondidas
estas questões, fica fácil você visualizar os inúmeros benefícios que sua
empresa ganhará com a implementação de uma gestão eletrônica de contratos.
Abaixo enumeramos os principais:
- Mobilidade;
- Ganho de tempo;
- Segurança;
- Redução de custos de impressão;
- Gerenciamento do ciclo de vida do contrato;
- Localização fácil do contrato.
Temos
certeza que após ler este post você quebrou todos os paradigmas que rondam o
assunto e está muito interessando em implementar a gestão
eletrônica de documentos na sua
empresa.”
Fonte: http://tiagofachini.jusbrasil.com.br/artigos/