SIG Administrativo PME - Implementação
O SIG Adm – Sistema de Informações Gerenciais [Administrativo], assim denominado aqui, tem o objetivo de demonstrar aos GERENCIADORES de empresas informações que permitam tomar decisões importantes e confiáveis para melhorar o desempenho e agregar maior valor aos resultados:
1. Informações precisas e rápidas para tomada de decisão da Diretoria.
2. Melhoria na produtividade e redução de custos.
3. Melhorias nos serviços realizados pelo seu quadro de funcionários.
4. Estimular maior interação entre os tomadores de decisão.
5. Fornecer melhores projeções dos efeitos das decisões.
6. Melhoria na estrutura organizacional, para facilitar o fluxo de informações.
7. Descentralização de decisões na empresa.
8. Melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos.
O objetivo do trabalho visa especialmente contribuir para o desenvolvimento das PEQUENAS e MÉDIAS EMPRESAS, onde geralmente o administrador começa a não ter mais o controle total da sua empresa – pois necessita de auxiliares (funcionários) que desempenham atribuições na sua administração.
Dentro deste contexto, o SIG Adm se predispõe ser uma ferramenta importante para tomar decisões corretas, de forma clara e com segurança para o melhor desenvolvimento da empresa.
Dessa forma, apresento um modelo de SIG Adm, adaptável para cada porte de empresa, como uma ótima ferramenta para a administração eficaz da empresa.
PROCEDIMENTOS DE IMPLEMENTAÇÃO DO “SIG Adm PME”.
1º PASSO. Definição das informações desejadas. Definir quais são as informações importantes que a empresa quer para acompanhar em suas tomadas de decisão. Como idéia inicial, vamos listar alguns dados básicos.
1. Balancete contábil mensal.
2. Análise das conciliações mensais das contas contábeis (Ativo/Passivo/Resultado).
3. Índices de liquidez e de rentabilidade.
4. Metas mensais de vendas/faturamento previstas e realizadas.
5. Ponto de equilíbrio contábil da atividade (vendas, custos variáveis e fixos e resultado).
6. Evolução mensal:
6.1. Compras de matéria prima por mês.
6.2. Saldo da conta de fornecedores a pagar.
6.3. Faturamento por mês.
6.4. Saldo da conta de clientes a receber.
7. Produção física de unidades mensais previstas e fabricadas.
8. Recursos humanos.
A análise e avaliação do desempenho mensal e suas variações devem ser realizadas em reunião mensal até o 15º do mês subseqüente, preferencialmente comparadas com os três meses anteriores para melhor avaliação das variações ocorridas e tomadas de ação nas decisões.
Quem deve implementar:
. Gerente Administrativo (elaboração/supervisão)
. Diretoria (aprovação)
2º PASSO. Implementação das informações – Como elaborar.
1. O Balancete Mensal (Ativo/Passivo/DRE). Deve ser apresentado para análise da Diretoria todas as contas considerando a movimentação mensal justificando suas variações em relação ao mês anterior.
Quem deve apresentar:
. Gerente Administrativo (supervisão)
. Contador (elaboração)
. Prazo: 8º dia do mês subsequente
2. Caderno de Conciliações mensais das contas do Balancete Contábil. Todas as contas ativas e passivas devem ser apresentadas justificando a exatidão dos saldos existentes no mês. Esta análise é importante para a Diretoria para se assegurar a consistência e veracidade das informações contidas no balancete.
Quem deve apresentar:
. Gerente Administrativo (supervisão)
. Contador (elaboração)
. Prazo: 10º dia do mês subsequente
3. Quadro de Índices de liquidez e de rentabilidade. Estes índices básicos são de muita importância para a saúde da empresa para avaliar o desempenho financeiro e econômico:
a) Índices de liquidez
. Liquidez corrente [AC/PC]
. Liquidez seca [(AC – Estoque)/PC]
. Liquidez geral [(AC + RLP)/(PC + ELP)]
b) Índices de rentabilidade
. Custo dos produtos vendidos [(CPV x 100)/ROL]
. Resultado da atividade [Res. da Atividade/ROL]
. Lucro antes do IR/CSLL [Lucro/ROL]
. Lucro após o IR/CSLL [Lucro/ROL]
Quem deve apresentar:
. Gerente Administrativo (supervisão)
. Contador (elaboração)
. Prazo: 10º dia do mês subsequente
4. Quadro de Metas mensais de vendas/faturamento previstas e realizadas. Consiste em analisar as vendas realizadas no mês (já descontadas as devoluções do mês) com os valores previstos (orçados) pela Diretoria. O objetivo é tomar as ações e decisões necessárias para o atingimento das metas mensais previstas.
Quem deve apresentar:
. Gerente Administrativo (supervisão)
. Gerente de Vendas (elaboração)
. Prazo: 10º dia do mês subsequente
5. Planilha do Ponto de equilíbrio contábil da atividade (vendas, custos variáveis e fixos e resultado). É um indicador contábil da atividade que fornece o volume necessário de vendas para cobrir todas as despesas fixas e variáveis no mês, inclusive o custo das mercadorias vendidas. Este indicador estando abaixo do ponto de equilíbrio, informa que a empresa estará operando na zona de prejuízo; isto quer dizer que há necessidade da empresa rever seu volume de vendas e/ou seus custos fixos e variáveis. Tenho para disponibilizar esta planilha gratuitamente no seguinte endereço/e-mail: ronaldovtrapp@terra.com.br.
Quem deve apresentar:
. Gerente Administrativo (supervisão)
. Contador (elaboração)
. Prazo: 10º dia do mês subsequente
6. Quadro para Análise e avaliação mensal da evolução das contas de subsistência. Aqui devemos analisar considerando o feeling da Diretoria, sobre a evolução e a variação destas principais contas de operacionalidade da empresa.
6.1. Disponibilidades (caixa + bancos + aplicações financeiras)
6.2. Empréstimos e financiamentos (curto e longo prazos)
6.3. Volume das compras mensais de matéria prima
6.4. Saldo da conta de fornecedores a pagar
6.5. Estoques
6.6. Faturamento mensal
6.7. Saldo da conta de clientes a receber
6.8. Lucro líquido mensal após IR/CSLL
Quem deve apresentar:
. Gerente Administrativo (supervisão)
. Contador (elaboração)
. Prazo: 10º dia do mês subsequente
7. Quadro de Produção de unidades mensais previstas e fabricadas. Toda empresa tem uma capacidade produtiva instalada e dentro deste contexto a Diretoria define um “mix” (é o limite máximo de produção a que se propõe dentro da capacidade produtiva instalada em um determinado período) de produção ideal para produzir com qualidade.
Aqui então, devemos analisar: Pedidos em carteira; mix de produção; produção prevista/orçada; e produtos fabricados no mês.
Quem deve apresentar:
. Gerente Administrativo (supervisão)
. Gerente de Produção (elaboração)
. Prazo: 10º dia do mês subsequente
8. Quadro de Recursos humanos. Neste quesito a Diretoria deve analisar e avaliar de forma mensal:
8.1. Quadro de lotação (Administrativo, vendas e produção).
8.2. Admissões e demissões mensais.
8.3. Absenteísmo mensal (faltas e atrasos).
8.4. Da necessidade de horas extras mensais.
Quem deve apresentar:
. Gerente Administrativo (supervisão)
. Recursos Humanos (elaboração)
. Prazo: 10º dia do mês subsequente
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