Os "5S" e a Gestão de Qualidade Total

OS “5S” E A GESTÃO DE QUALIDADE TOTAL

O que é o “5S”? É um instrumento gerencial visando a otimização da administração da empresa, agregando mais valor ao seu negócio, satisfação dos empregados, clientes e fornecedores, através desta metodologia.

“A metodologia possibilita desenvolver um planejamento sistemático de classificação, ordem, limpeza, permitindo assim de imediato maior produtividade, segurança, clima organizacional e motivação dos funcionários, com consequente melhoria da competitividade organizacional.

Os propósitos da metodologia 5S são de melhorar a eficiência através da destinação adequada de materiais (separar o que é necessário do desnecessário), organização, limpeza e identificação de materiais e espaços e a manutenção e melhoria do próprio “5S”.” (definição wikipédia)

            Entendo ser muito importante para o desenvolvimento das PME – Pequenas e Médias Empresas. O tema foi extraído do site do SEBRAE/PR.

            E com o objetivo de apresentar assuntos que tragam benefícios substanciais as empresas PME – Pequenas e Médias Empresas e seus investidores, seguem apontamentos sobre o benefício da implementação do método “5S e a Gestão de Qualidade Total”.

            Encontra-se no site SEBRAE/PR o arquivo disponibilizando de como implantar o “5S”: Como Implantar 5S SEBRAE PR.pdf – Adobe Reader. Se for de interesse, tenho para disponibilizar este arquivo, bastando enviar solicitação para meu e-mail (ronaldovtrapp@terra.com.br).

Vejam alguns pontos extraídos desta metodologia:

1) QUAL A RELAÇÃO ENTRE OS 5S E A QUALIDADE?

                O “5S” e a qualidade estão intimamente ligados. Se a empresa agir de acordo com as regras preconizadas por este método, certamente terá maiores chances de entregar um produto ou serviço de qualidade aos seus clientes, satisfazendo plenamente suas necessidades.

2) PREVENÇÃO x CORREÇÃO NO FINAL DO TRABALHO.

                Os “5S” pregam principalmente o rigor e a organização das atividades e do ambiente de trabalho desde o início do processo. Fazer com qualidade significa agir corretamente todos os dias e procurar se aperfeiçoar sempre. É necessário que as empresas se profissionalizem cada vez mais e se conscientizem da necessidade de ter qualidade não só no atendimento final aos seus clientes, mas em todos os seus processos. Isto traz maior produtividade e em conseqüência maior lucratividade. Quando corrigimos as coisas apenas no final do processo, as perdas são muito maiores, não só de esforço e recursos necessários, mas também em tempo.

                À medida que você procurar fazer as coisas certas desde o início, inspecionando tudo o que acontece a cada momento e já for corrigindo as falhas no mesmo instante que as perceber, as chances do produto final deste trabalho saírem ruins são muito pequenas. Com isso, você certamente entregará algo melhor ao seu cliente, nos prazos esperados, e ainda economizará tempo e recursos.

3) O QUE SÃO OS “5S”?

                Os “5S” são conceitos derivados de 5 palavras japonesas. Apesar da aparente simplicidade este programa é capaz de fazer verdadeiras revoluções no ambiente de trabalho. Trata-se de “cuidar da casa”. Quando se fala em cuidar da casa, podemos pensar tanto no nosso lar, quanto em nossa empresa.

Muitas pessoas encontram uma série de problemas no seu dia-a-dia, tais como:

• ambiente de trabalho desorganizado e sujo;

• dificuldades para encontrar os objetos que procuram;

• falta de espaço;

• atrasos na entrega e recebimento dos trabalhos...

Mas, o que fazer para eliminar estes problemas?

                Abaixo será repassado o conceito de cada um dos “5S”, de acordo com o Prof. Takashi Osada, o precursor do “5S”.

Japonês ↔ Português

Seiri  ↔ Senso de organização

Seiton ↔ Senso de arrumação

Seiso ↔ Senso de limpeza

Seiketsu ↔ Senso de padronização

Shitsuke ↔ Senso de disciplina

Seiri = Organização

“Significa colocar as coisas no lugar, de acordo com as regras ou princípios específicos.” Trata-se de “distinguir o necessário do desnecessário, tomar decisões difíceis e implementar o gerenciamento pela estratificação, para livrar-se do desnecessário.”

Seiton = Arrumação

“Significa colocar as coisas nos seus lugares, dispostos de forma correta, para que possam ser usada prontamente”.

Após a arrumação das coisas de uma maneira funcional, a perda de tempo com a procura de objetos não será mais necessária.

Seiso = Limpeza

“Significa acabar com o lixo, a sujeira e tudo o que for estranho, até tudo ficar limpo. Limpeza é uma forma de inspeção”.

Seiketsu = Padronização

“Significa manter a organização, a arrumação e a limpeza constantemente. Como tal abrange tanto a limpeza pessoal quanto a limpeza do ambiente.”

Shitsuke=- Disciplina

“Significa treinamento e capacidade de fazer o que se deseja, mesmo quando é difícil”. Trata-se de buscar com que as pessoas façam as coisas da maneira que elas devem ser feitas.”

4) “QUE BENEFÍCIOS OS “5S” TRAZEM PARA MINHA EMPRESA?

Ambiente de trabalho.

Eficiência - Ganho de qualidade e produtividade. O trabalho em um ambiente agradável normalmente gera maior produtividade, sem contar que as pessoas provavelmente se empenharão em produzir algo com maior qualidade, pois terão maior motivação para isso.

            Segurança - Os cuidados com segurança são fundamentais. A prevenção, deve ser a palavra de ordem. Com os “5S” todo mundo poderá trabalhar melhor sem riscos ou com riscos muito menores, pois quando as coisas são organizadas e dispostas da maneira correta as pessoas não terão que se expor a carregar pesos em demasia por longas distâncias, encontrarão os objetos onde eles devem estar, não correrão riscos de acidentar-se nos cantos das coisas ou escorregar em coisas jogadas pelo chão.

Melhoria no clima.

Percepção dos clientes e impacto nos resultados - Após a realização dos “5S” você verá como os resultados tenderão a ser melhores, não só para a realização do trabalho em si, mas para os próprios resultados de sua empresa.

5) COMO REALIZAR A MANUTENÇÃO DOS “5S” NO DIA-A-DIA?

Na verdade, o “5S” é mais do que um programa a ser implementado e depois esquecido. Trata-se de um processo que exige manutenção e monitoramento constante. Esses princípios devem ser repassados constantemente de pessoa para pessoa. É uma questão cultural que deve ser trabalhada constantemente. Ao instalar os “5S” estabeleça objetivos e verifique se eles estão sendo atingidos, superados ou se são necessárias ações corretivas.

6) A IMPORTÂNCIA DO TREINAMENTO.

                O treinamento que muitas vezes é deixado de lado por muitas empresas é fundamental para que as coisas saiam como você e seus clientes gostariam.

                O treinamento nos “5S” não deve ser apenas um dia de curso, em que as pessoas ficam ouvindo um instrutor dizendo como funciona e para que serve cada um dos componentes desse processo.

                O treinamento deve ser algo continuo que realmente avalie os pontos fortes e fracos das pessoas no dia-a-dia, mostrando a cada um qual seria a melhor maneira.

                Pessoas que não conseguem atender aos clientes a tempo porque não encontram as coisas, porque não conhecem os produtos que vendem, porque não entendem seus processos de trabalho, porque não se preocupam com a limpeza do ambiente, normalmente não trazem lucro para a empresa.

Fonte: www.sebraepr.com.br